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Perché l'innovazione stenta nelle pubbliche amministrazioni ?

Scritto da Alessandro Pepino Il . Inserito in Vac 'e Press

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Credo di scoprire l’acqua calda se dico che, a dispetto degli enormi passi da gigante delle tecnologie informatiche, le amministrazioni pubbliche sono ancora in enorme ritardo rispetto agli standard di efficienza che sarebbe lecito attendersi e che contraddistinguono il mondo della imprenditoria e le pubbliche amministrazioni di altri paesi.

Per una gara di appalto occorrono minimo 6 mesi, per un bando di selezione pubblica di personale idem (e se tutto va bene), i tempi di pagamento sono di norma superiori ai 90 giorni, una qualunque pratica all’interno delle amministrazioni impiega settimane per giungere a definizione…. eppure i mezzi informatici, la firma digitale, gli strumenti software per la gestione della acquisizione di beni e servizi etc etc consentono in linea di principio tempi molto diversi…e allora come si spiega?

La verità è che la informatizzazione dei processi amministrativi in molti casi è incompleta frammentaria e, da un punto di vista di efficienza dei processi, fallimentare.

Nella stragrande maggioranza dei casi i processi amministrativi, sebbene condotti attraverso strumenti e procedure informatiche, richiedono comunque percorsi contorti e, spesso, nelle varie fasi la stampa su carta, quindi nei fatti il processo rimane spesso concettualmente di tipo tradizionale.

Nella mia esperienza questo è dovuto essenzialmente a vari ordini di motivi:

a) In molti casi le procedure informatiche vengono addomesticate ai desiderata di funzionari amministrativi che non intendono abbandonare i procedimenti cartacei e questo vanifica ogni sforzo di innovazione.

b) La introduzione dei sistemi informatici non è accompagnata dalla revisione dei processi ma spesso si chiede al sistema informatico di adattarsi a schemi desueti.

c) Le procedure informatiche spesso non vengono adoperate integralmente, gli operatori della amministrazione rimangono spesso attori inconsapevoli di sistemi innovativi e molte funzioni rimangono non utilizzate o demandate a personale esterno, spesso fornito dalla stessa azienda fornitrice.

d) Ma soprattutto l’origine di molti problemi è che il processo di innovazione viene portato avanti all’interno della amministrazione in modo inefficace a causa di un approccio alla attività di formazione del tutto sbagliato; detto in parole povere gli operatori non vengono correttamente ed adeguatamente addestrati all’uso delle nuove tecnologie.

Il lettore dirà : “tutto qua ?” ci voleva un professore ‘del piffero’ per scoprire una cosa così banale? E che ci vuole? Facciamo fare un po' di corsi di formazione e risolviamo!

Non esistono emoticon sufficienti per esprimere quanto possa essere sbagliato banalizzare questo problema che è viceversa spesso all’origine dei ritardi prima richiamati

Purtroppo non si è capito, questi ultimi anni, che la formazione all’uso di nuove tecnologie non può essere fatta in modo tradizionale, ma richiede essa stessa nuovi paradigmi.

La lezione frontale è del tutto insufficiente se non è accompagnata da piattaforme on line in modalità blended. Così come i contenuti vanno esposti in modo esperenziale, operativo altrimenti i destinatari rimangono del tutto estranei al messaggio formativo. Ma al di la di tutto, sino ad oggi, non si è compreso che la chiave per una formazione efficace non è la lezione in aula ma una efficace azione di affiancamento ai vari livelli, dal management fino all’ultimo operativo, fino al pieno raggiungimento degli obiettivi del processo di innovazione. Naturalmente l’affiancamento richiede una gran quantità di risorse umane da

parte delle aziende fornitrici, le quali devono attrezzarsi di conseguenza, non essendo certamente possibile fare fronte a tali istanze attraverso il personale interno, sia per i costi che per la effettiva disponibilità.

Purtroppo negli ultimi anni gran parte delle risorse nei processi di innovazione sono state assorbite da inutili attività di personalizzazione delle procedure le quali, proprio per ridurre al minimo la necessità di formazione, venivano spesso stravolte per adattarle ai processi organizzativi preesistenti. Questo ha fatto si che il personale rimanesse quindi ancorato a schemi operativi vecchi, le procedure informatiche alla fine si rivelassero contorte ed inefficienti il tutto a danno dei flussi organizzativi che alla fine non hanno beneficiato come avrebbero dovuto della introduzione delle nuove tecnologie.

Quindi è importante che le tecnologie informatiche che vengono inserite nelle amministrazioni siano affidabili e consolidate, che i modelli organizzativi si adeguino all’impiego di tali sistemi e che gli utenti vengano sostenuti ed affiancati in modo adeguato per metterli in condizione di essere utenti consapevoli dei nuovi modelli organizzativi e delle nuove tecnologie a supporto.